Гарнер Б.. Эффективные письменные деловые коммуникации

От издателя

Умение хорошо писать — не врожденный дар, а навык, который можно развивать, подобно многим другим. И книга, которую вы держите в руках, поможет вам приобрести необходимую уверенность и снабдит инструментами, которые понадобятся для совершенствования этого навыка.

Для кого эта книга

Для всех, кому приходится писать электронные письма, коммерческие предложения, отчеты, доклады и т.п.

Фишка книги

В книге подробно рассказано о том, как преодолевать отсутствие творческого вдохновения, структурировать идеи, удерживать внимание читающих, кратко и емко резюмировать написанное, выбирать правильный тон и мотивировать адресатов к действию.

От автора

Двусмысленное письмо или электронное сообщение потребует «корректирующей коммуникации» для устранения недопонимания, а это будет означать расходование ресурсов и ухудшение деловой репутации компании. Результатом плохо сформулированной и плохо обоснованной служебной записки может стать принятие неправильных решений. Если отчет неудачно структурирован, это может привести к тому, что важная информация окажется на втором плане и читатели упустят из виду ключевые моменты. Коммерческое предложение, написанное в неприветливом тоне, с использованием громоздких фраз, будет отложено в сторону и забыто. Плохо подготовленный инвестиционный проект, предназначенный для важного клиента, лишь отнимет время у вашего руководителя, который будет вынужден в одиннадцатом часу вечера его переписывать, чтобы сделать более-менее приемлемым. При этом шансы проекта на успех окажутся невелики, поскольку его готовили на скорую руку. А это чревато зря потраченным временем и снижением прибыли компании. Однако вы можете предотвратить эти проблемы, если будете выражать свои мысли на письме четко и лаконично. И это не какое-то тайное, загадочное и непостижимое искусство — это незаменимый инструмент для ведения бизнеса. Научитесь его использовать для достижения намеченных вами результатов.

Цитаты из книги

• Может любой

Умение хорошо писать — не врожденный дар, а навык, который вы можете развивать, подобно многим другим. Любой человек, обладающих средними спортивными способностями, может научиться забрасывать баскетбольный мяч в корзину или неплохо играть в гольф.

• Поймите адресата

Выберите интеллигентного неспециалиста в качестве получателя вашего послания — или придумайте его — и в процессе письма обращайтесь к этому человеку. В результате ваши идеи станут доступнее и убедительнее для всех читателей.

• Правильная структура

Выделите из своих идей главные, составив в первую очередь список тем, которые необходимо охватить. Доработайте этот сырой материал до полноценных предложений и распределите основные идеи в группы по три. Расположите эти группы в логическом порядке, не забыв о потребностях адресата.

• Сначала пишите, потом редактируйте

Не поддавайтесь искушению делать правки в процессе написания черновика. Воздержитесь от редактирования до тех пор, пока не закончите подготовку чернового варианта — это не даст Судье помешать вашей работе.

• Пишите, Шура, пишите

Написание писем — лучший индикатор вашего навыка письма. Пишите благодарственные и поздравительные письма, письма-рекомендации (когда вас о них просят), письма-претензии, письма в редакцию, личные заметки (от руки) и другие всевозможные письма.

• «Я» или «мы»?

Не злоупотребляйте местоимением «я». Вместо этого используйте слова «мы», «наш», «вы» и «ваш», чтобы внести личную нотку и произвести благоприятное впечатление на адресата. Для того чтобы написанное вами было более ясным и четким, чаще используйте действительный залог.